Checklist de auditoria: organizar XML e DANFE para fiscalização

A fiscalização chega com um pedido objetivo: um período, uma lista de notas e os arquivos. Em muitas empresas, a resposta começa por pastas de rede, e-mails de fornecedores e HDs antigos, e termina em uma nota que ninguém encontra.

Preparar-se antes custa menos do que correr durante a auditoria. Este checklist mostra como organizar XML e DANFE para uma fiscalização, o que conferir, em que ordem e o que guardar como evidência. Ao longo do texto, você vê onde um sistema de gestão de documentos fiscais entra no processo.

O que é o MakroXML

O MakroXML é o sistema online da Makrosys para gestão de documentos fiscais eletrônicos. Ele captura NF-e, CT-e, NFS-e e MDF-e direto dos portais fiscais e dos emissores integrados, organiza tudo por empresa e período e permite visualizar ou baixar PDF e XML pelo navegador. Atende empresas e escritórios contábeis, e os itens do checklist abaixo indicam onde um sistema assim reduz o trabalho manual.

XML e DANFE: o que cada um é em uma auditoria

A NF-e é um documento digital, e o XML é o arquivo que a representa. O DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) é a representação gráfica, impressa ou em PDF, que acompanha a mercadoria e facilita a leitura. Segundo as perguntas frequentes do portal nacional da NF-e, o DANFE não substitui nem se confunde com a nota fiscal eletrônica.

Para a fiscalização, isso significa que o arquivo XML precisa estar guardado e disponível. A guarda e a apresentação ao fisco, quando solicitada, recaem sobre o arquivo digital, pelo prazo que a legislação tributária fixa. As regras e as exceções variam conforme o tipo de documento e o estado, então o contador deve confirmar o que se aplica à sua empresa. Para aprofundar, leia os artigos da Makrosys sobre quem está obrigado a guardar o XML da NF-e e sobre por quanto tempo guardar as notas fiscais.

Checklist de auditoria para organizar XML e DANFE

1. Defina o escopo

• Quais empresas (CNPJ da matriz e das filiais) entram na auditoria.
• Qual período e quais tipos de documento: NF-e, CT-e, NFS-e, MDF-e e cupons.
• Se a conferência cobre notas emitidas, recebidas e destinadas à empresa.

2. Confira se toda nota tem XML

Liste as notas do período por fornecedor, data e número e confirme que cada uma tem o XML correspondente. A nota de entrada sem XML é a lacuna mais comum, porque depende de o fornecedor enviar o arquivo. Anote cada pendência e a data em que foi resolvida.

Atenção às NF-e destinadas que exigem manifestação do destinatário. No MakroXML, o painel avisa sobre notas sem XML vinculado, o cliente faz a manifestação manual na NF-e destinada e depois aguarda o download pelo sistema. Em casos assim, a nota só entra completa na base depois dessa etapa.

3. Valide a identificação e a situação

• Confira a chave de acesso, que tem 44 dígitos, em cada documento.
• Veja a situação da nota, como autorizada ou cancelada.
• Consulte os eventos registrados, como cancelamento e carta de correção, para explicar o caminho de cada documento.

4. Organize pelo contexto de busca

Uma auditoria pede documentos por empresa, período, tipo e situação. Se os arquivos estão em pastas nomeadas pela chave, cada pedido vira uma busca manual. No MakroXML, é possível selecionar a empresa, inclusive entre matriz e filiais, e filtrar por data, número da nota, razão social ou CNPJ do fornecedor, mesmo sem a chave de acesso.

5. Separe o XML do DANFE

• Trate o XML como o arquivo principal de cada nota.
• Guarde o DANFE, em PDF, como apoio de leitura, ligado à mesma chave.
• Evite manter apenas o DANFE de notas recebidas, já que ele não substitui o XML.

6. Garanta a retenção e o acesso

Registre qual prazo de guarda a empresa adota e quem decidiu isso, com a confirmação do contador. O MakroXML armazena os documentos por até 6 anos enquanto o contrato estiver vigente, e os arquivos podem ser baixados a qualquer momento. Se a sua política exigir uma cópia fora do sistema, baixe e arquive os arquivos antes do fim do contrato.

7. Registre quem acessou

Em uma auditoria, saber quem consultou ou baixou um documento também importa. O sistema oferece logins individuais, registro de atividades e histórico de ações, além da verificação em duas etapas e de dispositivos confiáveis. Revise os acessos quando alguém muda de função ou deixa a empresa.

8. Teste a entrega antes da fiscalização

Escolha algumas notas de períodos e empresas diferentes e meça quanto tempo leva para localizar o XML e o PDF de cada uma. Se alguma não aparece, você descobriu a pendência antes do fisco. Repita o teste a cada trimestre.

Como manter a organização sem planilhas

Dois recursos reduzem o trabalho de manter esse checklist em dia. A captura automática consulta os portais em rotinas programadas a partir de 1 hora, sem depender do computador do cliente ligado. Quando o arquivo chega por outro caminho, o upload de XML ou ZIP o incorpora à mesma base. Para quem envia documentos ao contador todo mês, o envio pode ser agendado por empresa, com data até o dia 10 para os documentos do mês anterior, e a agenda fica marcada no painel em caso de falha.

Se o problema de fundo é o XML que não chega, vale ler também o artigo da Makrosys sobre como garantir o recebimento de XML dos seus fornecedores e o guia sobre os erros comuns no armazenamento de XML.

Uma rotina mensal em quatro passos

1. Na primeira semana, revise as notas sem XML e cobre os fornecedores pendentes.
2. No fechamento, confira o período por empresa e gere o que precisa ir ao contador.
3. Uma vez por trimestre, faça o teste de entrega por amostra.
4. Uma vez por ano, revise acessos, certificados digitais e a política de guarda.

Dúvidas comuns

O DANFE substitui o XML em uma fiscalização?

Não. O XML é o arquivo digital da NF-e, e o DANFE é a representação auxiliar. A fiscalização pode pedir o arquivo digital, por isso ele deve estar guardado e fácil de localizar. O contador confirma o que se aplica ao seu caso.

Por quanto tempo devo guardar o XML?

Pelo prazo que a legislação tributária estabelece para documentos fiscais, que pode variar conforme o caso e o estado. Confirme com o contador. Dentro do MakroXML, o armazenamento é de até 6 anos enquanto o contrato estiver vigente.