É necessário guardar as notas fiscais da empresa por um período de 5 anos conforme determina a legislação, é importante que as empresas respeitem a legislação para não ter problemas com a Receita Federal, todos os documentos contábeis devem ser armazenados em um sistema confiável e seguro.

 

 

Quais documentos devem ser armazenados pelas empresas?

 

Os documentos fiscais, por lei devem ser guardados por um período que oscila entre 5 e 10 anos, veja a lista dos documentos que as empresas precisam guardar:

 

5 anos:

  • Comprovantes de pagamento de faturas de cartões de crédito;
  • Comprovantes de pagamentos de água, luz, telefone, internet e gás;
  • Comprovantes de pagamentos de tributos em geral, por exemplo, IPTU, IR, CSLL, Cofins, Simples Nacional;
  • Comprovantes de lançamentos;
  • Livros fiscais e contábeis;
  • Declarações como DIPJ, DCTF, DIRF e declaração de ajuste anual;

 

10 anos:

  • Comprovantes de declaração e pagamento do IRPJ;
  • Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real).

 

Todas as empresas devem contar com um bom sistema de gerenciamento de notas, estes softwares armazenam documentos por pelo menos 5 anos.

 

 

Qual a importância de guardar as notas fiscais da empresa?

 

Segundo a legislação brasileira, o prazo padrão de armazenamento do XML e NF-e são de 5 anos, devem guardar notas o fornecedor e o vendedor, as notas devem ficar guardadas por questões de segurança para evitar penalidades legais.

 

O gerenciamento inteligente dessas notas, também contribui para aumentar a produtividade da empresa, além disso, a comunicação torna-se centralizada.

 

 

Quais as consequências para quem perde os comprovantes?

 

É a Receita Federal que faz a investigação de possíveis irregularidades, caso não haja o hábito de guardar as notas fiscais da empresa, o tributo será recolhido novamente e haverá a cobrança de 20% de acréscimo, para os arquivos XML os valores podem ser mais elevados, em torno de R$ 1000,00.

 

Conforme prevê a Lei 8.137 os crimes contra a Ordem Tributária podem gerar prisão para todos os que não apresentam os documentos de notas fiscais e os arquivos XML, um sistema de gerenciamento de notas completo evita todos esses transtornos.

 

 

O que diz o artigo 206 do Código Civil Brasileiro?

 

É necessário respeitar o prazo de cada obrigação, para que não haja cobranças neste período, por padrão, os prazos para armazenar recibos, notas e documentos são:

 

  • Aluguel de imóveis e condomínios: 3 anos;
  • Consórcio: 1 ano;
  • Convênio médico e contracheque: 5 anos;
  • Dívidas, contratos e financiamentos: 2 anos;
  • Despesas escolares: 5 anos;
  • Faturas de cartão de crédito: 5 anos.

 

Se a sua empresa tem mais de um cliente, é necessário contar com apoio de um responsável para fazer o gerenciamento desses documentos e evitar o extravio de informações.

 

 

Conheça o Makro XML!

 

Portanto, com o auxílio do Makro XML você pode guardar as notas fiscais da empresa em um ambiente seguro, prático e segue as diretrizes da LGPD, com o nosso sistema, você consegue gerenciar notas e arquivos XML de qualquer lugar.

 

Nosso sistema é moderno e permite integração com a Sefaz, os arquivos XML podem ser baixados em lotes, confira agora mesmo como o sistema funciona e convença seu chefe!