A gestão de documentos digitais é uma maneira moderna de organizar a documentação corporativa e é uma forma sustentável e segura de manter os arquivos, como ocorre com gestão de documentos fiscais. A gestão de documentos digitais é um modo de melhor organizar os arquivos corporativos e modernizar a documentação.
Afinal, se tudo tem migrado para o digital, mensagens, sistemas operacionais, salas de conferência, por que não os documentos? É importante conhecer as melhores práticas de gestão de documento digital, suas vantagens, e dicas para as empresas adotarem este modelo.
O que É Gestão de Documento Digital e Qual Sua Relevância?
A gestão de documento digital é uma prática fundamental para as empresas atualmente. E consiste de organizar os documentos da empresa, a partir de licenças a registros de contabilidade para autorizações específicas para uma dada área de atividade.
Independente da dimensão do negócio, lidar com documentos é sempre uma tarefa complexa. Em última análise, fala-se aqui de obrigação legal, já que a documentação atua quase como uma forma de identificação para uma organização.
Com a modernização e digitalização dos processos da empresa, este tipo de organização pode agora ser feito através de sistema de gestão de documento digital, que é importante para:
- Mais eficiência em localizar documentos.
- Eliminar uso de papel.
- Redução de custo.
- Maior segurança para dados da empresa.
Riscos Principais de Armazenamento Tradicional de Documento
A gestão digital de arquivos e documentos também ajuda a eliminar certos riscos que surgem com sistemas tradicionais de arquivo com suas pilhas de papel. É comum para empresas ter uma sala específica para documentos ou deixar arquivos em gavetas. Como tal, mesmo com rotina muito cuidadosa, podem sofrer de vários fatores de risco:
- Ambiental – A radiação solar é um dos principais riscos ambientais já que degrada o papel e tinta. Se um documento passa muito tempo exposto à luz solar, pode perder validade se o conteúdo começa a apagar.
- Físico – Os riscos físicos incluem temperaturas altas ou baixas, luz excessiva, e umidade. Para evitar problemas sérios, áreas de armazenamento devem ser climatizadas, com temperatura entre 20 a 22 graus Celsius. É também importante verificar a qualidade do ar, porque muita umidade pode levar ao mofo, enquanto ambientes muito secos danificarão as fibras do papel.
- Químico – Muita poeira ou poluição do ar podem também causar dano aos documentos – fatores todos não considerados também.
- Biológico – Fungo, roedores, e formigas, por exemplo, se transformam em grande problema para documentos, que podem os destruir.
- Humano – Há é claro, o risco do erro humano. As pessoas podem lidar descuidadas com os documentos, derrubar água e alimento neles, armazenar incorretamente, ou falhar em arquiva-los.
- Riscos de segurança – É também importante mencionar a insegurança em arquivar de forma tradicional. Os documentos podem ser acessados por qualquer um, com risco de perder documentos e vazamento de dados.
Melhores Práticas para Gestão de Documentos
E se há riscos em gestão de documentos, há também melhores práticas que podem ajudar a aliviar o problema e fazer da administração de arquivo mais eficiente:
- Seguir um plano de organização e rotina de “higiene” – Ou as empresas que ainda mantêm arquivos físicos, a limpeza regular é muito importante, como também verificar o status dos documentos.
- Estabelecer protocolo de armazenamento – Criar regras para como o documento e gestão de arquivos deve ser feita, com critério específico para cada tipo.
- Ter organização inteligente – A organização deve ser simples e eficiente, para o acesso ser facilitado e otimizar procedimentos para quem tem que trabalhar com os documentos em base diária.
- Atenção para os nomes dos arquivos – Os nomes dos arquivos devem aderir a um padrão, ou será muito mais difícil encontrar os documentos.
- Definir critério de backup – Determinar quando as cópias de backup devem ser feitas para oferecer segurança adicional para gestão de documentos e ter uma cópia de arquivos.
Vantagens de Investir em Solução de Gestão de Documentos Fiscais, o Sistema MakroXML
Contar com tecnologia de gestão de documento digital é uma das melhores práticas e mais modernas para as empresas buscando agilizar seu sistema de documentos. O software de gestão de documentos fiscais simplifica procedimentos, automatiza processos, e oferece mais eficiência para as pessoas que trabalham em papéis mais burocráticos.
Investir em solução de gestão de documento digital também oferece:
- Níveis diferentes de acesso aos documentos.
- Proteção contra riscos físicos, químicos, ambientais e biológicos.
- Maior produtividade, já que é mais fácil acessar os documentos.
- Demanda reduzida para espaço físico a armazenar papéis.
- Proteção contra vazamentos de dados.
- Possibilidade de acessar documentos de qualquer lugar, graças ao sistema com base em nuvem.
- Significativa redução de gastos.
Ferramentas Principais para Otimizar Gestão de Documento Digital
Ferramentas e modelos diferentes de gestão de documento estão otimizando como o arquivamento é feito:
- Assinatura eletrônica – As assinaturas eletrônicas são uma verdadeira revolução em documentos. Mesmo com a digitalização, algumas empresas continuam a imprimir PDFs, assina-los manualmente, digitaliza-los e arquivar o papel assinado. No entanto, com ferramentas de assinatura digital tudo isso pode ser feito virtualmente, sem necessidade de papel e impressão. E a melhor parte é ser válido legalmente e protegido, pois as informações são criptografadas e contam com outras medidas de proteção.
- Sistema de gestão de documento digital – São sistemas elaborados para gestão de documento digital que armazena, atualiza, e compartilha arquivos, a depender dos níveis de acesso e privacidade estabelecidos pela empresa. As plataformas podem ser customizadas de acordo com as necessidades de cada organização e simplificam tarefas diárias, tornando tudo mais simples e automatizado.
- Nuvem – E, é claro, não se pode ignorar o armazenamento em nuvem. Esta tecnologia é muito importante para gestão de documento digital já que facilita o acesso, corta a necessidade de hardware robusto, e assegura segurança para os arquivos. Como resultado, gestores e equipes podem verificar documentos usando qualquer dispositivo de qualquer lugar do mundo. Arquivos permanecem protegidos, pois não dependem de máquina específica para estarem seguros.
Sistema MakroXML Oferece Eficiência, Praticidade para Gestão de Documentos
MakroXML é um incrível software de gestão de documentos fiscais da empresa Makrosys, para baixar, armazenar documentos fiscais. Com MakroXML é possível gerenciar NFe e XML’s de notas fiscais de maneira muito mais eficiente. São oferecidos recursos incríveis com o MakroXML:
- Baixa, armazena e gerencia NFe.
- Integrado direto com a SEFAZ.
- Armazenamento ilimitado na nuvem.
- Baixar XML’s em lotes pela chave.
- Cadastros de CNPJ’s ilimitados.
- Flexibilidade total software + portal web.
Quem procura eficiência e praticidade para gestão de documentos fiscais é atendido plenamente pelo sistema MakroXML, um software fantástico da empresa Makrosys para baixar, armazenar documentos fiscais.
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