MakroXML é um incrível software de gestão de documentos fiscais da empresa Makrosys, para baixar, armazenar documentos fiscais. Com MakroXML é possível gerenciar NFe e XML’s de notas fiscais de maneira muito mais eficiente. São oferecidos recursos incríveis com o MakroXML:

  • Baixa, armazena e gerencia NFe.
  • Integrado direto com a SEFAZ.
  • Armazenamento ilimitado na nuvem.
  • Baixar XML’s em lotes pela chave.
  • Cadastros de CNPJ’s ilimitados.
  • Flexibilidade total software + portal web.

 

 

Quais São os 11 Benefícios do Sistema de Gestão de Documentos?

 

Se o negócio depende de variedade de documentos importantes e registros, pode ser difícil mantê-los organizados. É onde o sistema de gestão de documentos fiscais aparece. Basicamente, um sistema de documentos é um tipo de software que captura, armazena, recupera e distribui documentos digitais.

 

Em nível mais alto, permite a empresa rapidamente e facilmente oferecer a informação necessária aos clientes, funcionários e fornecedores, reduzindo ineficiências para atender os objetivos da empresa. Há muitos benefícios para usar uma ferramenta que ajuda a gerenciar a documentação da empresa, e os conhecer é o primeiro passo para escolher o melhor sistema de gestão de documentos fiscais.

 

As vantagens incluem:

  • Menos espaço de armazenamento.
  • Oferece backup e recuperação de documentos.
  • Melhora os fluxos de trabalho.
  • Promove melhor controle e organização de versões.
  • Permite fácil conformidade aleatória.
  • Concede acesso mais amplo aos documentos.
  • Oferece maior segurança.
  • Economiza tempo e dinheiro.
  • Integra-se com sistemas de legado vitais.
  • Facilita a recuperação de documentos.
  • Aumenta a colaboração.

 

Menos Espaço de Armazenamento

Os custos para armazenar documentos de papel podem acumular rapidamente. Afinal, é necessário comprar e arranjar espaço para arquivos, caixas, e mais. Um relatório descobriu que armazenamento físico de documento consumia em torno de 15% do espaço total de escritório. Assim, o custo de espaço de escritório é considerável sobre o orçamento para alocar os documentos.

 

Desde que um sistema de gestão de documento é uma solução com base em software, a empresa será capaz de liberar espaço e armazenar quaisquer cópias impressas necessárias fora do local, em lugares mais acessíveis como um depósito.

 

Oferece Backup e Recuperação de Documentos

Não apenas armazenar documentos físicos implica custos, é arriscado também. Um incêndio, inundação, desastres, podem destruir anos de informação valiosa e levar a prejudicar seriamente o negócio. 40 a 60 por cento de todos os pequenos negócios nunca reabrem suas portas após um desastre.

 

Infelizmente, embora possa ser, não é muito surpreendente, quando o desastre atinge, praticamente ser impossível recuperar os arquivos cruciais. Mas armazenar eletronicamente os documentos em sistema de gestão, especialmente um que tenha base na nuvem, e externo, será capaz de evitar este problema e facilmente fazer backup e proteger a informação.

 

Melhora os Fluxos de Trabalho

Em pesquisa de Nintex de 1000 entrevistados, 49% disseram que tinham dificuldade para encontrar documentos, 43% enfrentavam obstáculos no compartilhamento de documentos, e 33% tinham problemas com controle de versão de documento. É muita ineficiência.

 

Simplificar os fluxos de trabalho e salvar horas da equipe por armazenar documentos em sistema de gestão. Desde que o sistema atua como repositório centralizado e fácil de usar, funcionários podem encontrar o que procuram rapidamente, facilmente compartilhar arquivos, e determinar rapidamente quanto recente o documento é. Esta simplificação os ajuda a usar o tempo deles em tarefas mais importantes.

 

Promove Melhor Controle e Organização de Versões

Mesmo se passou a ser digital, pode ser difícil determinar se o documento que procura está na versão mais atualizada. Lembrar-se, que de acordo com a pesquisa de Nintex, 33% dos trabalhadores têm dificuldade com o controle de versão. Claramente, isso pode levar à confusão e desorganização.

 

Um bom sistema de gestão de documento evita estas dores de cabeça por rastrear as edições e oferecer um histórico de documento. Desta forma, pode ver todas as mudanças e sempre ter acesso à última versão.

 

Permite Fácil Conformidade Regulatória

Cada indústria tem diferentes exigências de conformidade, e nem sempre é fácil aderir a elas. Um sistema de gestão de documento pode fazer muito mais fácil a conformidade com as leis tributárias, e outras regulamentações federais ou estaduais. Será capaz de automaticamente organizar e assegurar arquivos de acordo com as regulações e armazena-los sem complicações.

 

Concede Acesso Mais Amplo aos Documentos

Um dos maiores problemas com documentos físicos é que eles podem apenas estar em um lugar de cada vez, e fazer cópias nem sempre é eficiente ou seguro. Se investir em um sistema para controlar estes arquivos, todos que precisam acessar um documento podem, sem ter que esperar o outro finalizar.

 

Além disso, os membros da equipe podem clicar nestes formulários de múltiplos dispositivos como desktop, laptop, ou até dispositivos móveis. Um sistema de gestão de documento assegura que todos que precisam acessar os documentos o façam.

 

Oferece Maior Segurança

O acesso amplo nem sempre é algo bom. 41% das empresas têm mais de 1000 arquivos com informação sensível deixada desprotegida e aberta para qualquer funcionário. Este é um grande problema, já que questões de segurança podem levar a sérias consequências e potencialmente prejudicar o negócio.

 

Um sistema de gestão de documento é de grande valor para reforçar estas questões. Pode restringir acesso conforme necessário e muitas vezes descobrir quem visualizou ou modificou um documento em qualquer momento.

 

Economiza Tempo e Dinheiro

Controlar arquivos de papel consome tempo e é caro. Um sistema de gestão de documento pode economizar tempo e dinheiro conforme os funcionários podem usar para pesquisar por palavra, termos, ou texto completo e rapidamente encontrar o que precisam. Desde que todos os documentos são armazenados na nuvem, os funcionários podem atender seus objetivos em fração de custo e tempo.

 

 

Sistema MakroXML Oferece Eficiência, Praticidade para Gestão de Documentos

 

Quem procura eficiência e praticidade para gestão de documentos fiscais é atendido plenamente pelo sistema MakroXML, um software fantástico da empresa Makrosys para baixar, armazenar documentos fiscais. Com MakroXML é possível gerenciar NFe e XML’s de notas fiscais com muito mais eficácia.

 

Recursos incríveis são oferecidos pelo software como baixar, armazenar e gerenciar NFe, armazenamento ilimitado na nuvem, integrado direto com a SEFAZ, e muito mais.