Revisão pendente: itens sem classificação distorcem a meta

Um gerente abre o relatório de produtividade e vê 38%. Parece pouco para uma equipe que passa o dia trabalhando. Ao investigar, descobre que boa parte do tempo ficou em sistemas e sites que ninguém classificou como produtivos. O número não mede a equipe. Mede o quanto a empresa já disse ao sistema o que considera trabalho.

No MakroLock, essa definição acontece na classificação de produtividade. Este artigo explica como ela funciona, por que a revisão de itens novos precisa virar rotina e como a meta da jornada entra na conta.

O que é o MakroLock

O MakroLock acompanha o uso dos computadores Windows de uma empresa. O agente instalado em cada máquina registra programas, sites e tempo de uso, e o servidor, que pode ficar na rede da própria empresa, organiza tudo em um painel aberto pelo navegador. Entre os módulos estão Dashboard, Atividades, Produtividade, bloqueios, relatórios, inventário e acesso remoto. A produtividade só faz sentido com o trabalho de classificação descrito abaixo, porque é ela que transforma registros de uso em indicadores.

Como funciona a classificação de produtividade

A Classificação é onde a empresa diz o que considera tempo bem gasto. Cada aplicativo (identificado pelo nome do programa, como excel.exe) e cada site (identificado pelo endereço, como facebook.com) recebe um de três rótulos:

• Produtivo, quando contribui para o trabalho;
• Improdutivo, quando não tem relação com o trabalho ou atrapalha o rendimento;
• Não Atribuído, o rótulo padrão de qualquer item novo, até alguém decidir o que fazer com ele.

Esses rótulos alimentam o tempo produtivo, o tempo improdutivo, a pontuação e todos os rankings do módulo Produtividade.

Marcando os itens

A tela lista as atividades já detectadas, com busca e filtros para ver Todas, Produtivas, Improdutivas ou Não Atribuídas. Cada linha mostra o status atual, o tempo total de uso, o tempo realmente ativo e o número de sessões, dados que ajudam a escolher o rótulo certo. A ferramenta Configuração Rápida lista, em ordem de uso, só o que ainda não foi atribuído. Quando não sobra nada, o sistema avisa: “Tudo em dia! Nenhuma atividade não atribuída.”

Regra geral e exceção por grupo

A classificação geral vale para a empresa toda, e cada grupo de computadores ou de usuários pode criar uma exceção para um item. O exemplo do manual é o Instagram: improdutivo na regra geral e produtivo só para o grupo de Marketing, que usa a rede social no trabalho. As exceções ganham um indicador visual na linha. Pela regra do MakroLock, vale sempre a configuração mais específica, então a classificação do grupo tem prioridade sobre a geral.

O histórico é recalculado

Ao classificar ou reclassificar um item, o sistema recalcula todo o histórico daquele site ou aplicativo, não só os dados dali para a frente. Quem demorou a classificar não perde a qualidade dos relatórios antigos, porque os indicadores de dias e semanas anteriores passam a refletir o novo rótulo.

A meta e a jornada de trabalho

Em Produtividade, Configurações, a empresa define a meta usada para interpretar a pontuação como saudável, subutilizada ou sobrecarregada, e a duração padrão do dia de trabalho, que começa em oito horas. A duração padrão permite comparar presença, horas extras e eficiência, e pode ser resolvida por membro para que uma jornada parcial não seja comparada com uma integral.

Essas configurações seguem a mesma hierarquia entre usuário, grupo de usuários, computador e grupo de computadores. O aviso no topo da tela informa se o item usa valores próprios ou herdados do grupo. Quando são herdados, os campos ficam somente para leitura, e o botão Alterar muda o modo. Antes de salvar, confirme o escopo, porque uma mudança no grupo afeta várias pessoas e computadores ao mesmo tempo.

Uma rotina simples de revisão

1. Toda semana ou todo mês, abra a lista de Não Atribuído e comece pelos itens com mais tempo de uso.
2. Padronize por setor. Um programa de edição de imagem pode ser produtivo para o Design e neutro para o Financeiro.
3. Mantenha critérios iguais entre departamentos parecidos, para que os relatórios possam ser comparados.
4. Anote o motivo das classificações incomuns, já que elas afetam o histórico de todos que usam aquele item.

Para pensar nos indicadores que valem acompanhar depois da classificação, o artigo da Makrosys sobre indicadores de produtividade ajuda, e o texto sobre monitoramento de produtividade sem micromanagement traz o outro lado da conversa com a equipe.

Dúvidas comuns

Posso ter classificações diferentes por grupo?

Sim. A regra do grupo, de computadores ou de usuários, tem prioridade sobre a classificação geral da empresa.

Se eu classificar um site hoje, os relatórios de semanas atrás mudam?

Mudam. O sistema recalcula o histórico inteiro daquele item, e os indicadores antigos passam a mostrar a nova classificação.