Como recuperar XML de notas fiscais? Desde meados de 2020, o usuário precisa, além da chave de acesso, utilizar certificado digital para concluir o acesso para ter plena consulta desse tipo de arquivo fiscal.
Sabemos que quando a empresa ou empreendedor perde uma nota fiscal ou até mesmo a versão XML da nota, correrá o risco de sofrer multas ou autuações por parte da prefeitura e da Receita Federal.
Portanto, a empresa não pode perder o arquivo XML, NF-e, CT-e ou demais documentos fiscais.
A necessidade de recuperar XML de notas fiscais
Esse tipo de recuperação é fundamental para organizar o setor fiscal interno da empresa, orientar as melhores práticas administrativas e manter a empresa em dia com a fiscalização.
Em muitos casos, quando a empresa não possui acesso ou posse de seus arquivos fiscais poderá sofrer multa que pode oscilar de R$ 500,00 a R$ 1000,00 reais por cada dado ou documento perdido.
Portanto, cada arquivo XML perdido pode gerar uma multa de R$ 1000,00 por cada arquivo.
Considerando a lei 9964 aprovada em 2000, em situações mais graves o responsável pela empresa poderá ser condenado a prisão cuja pena varia de dois a cinco anos.
Como fazer para recuperar?
No caso de NF-e perdida ou não encontrada, mas que possui validade jurídica, é possível iniciar um caminho de recuperação. Quando o responsável pela empresa não exporta o arquivo XML ou não o guardou em local seguro, ele pode tentar recuperar a cópia junto com o destinatário na nota, isso quando na época da transação comercial e emissão tenha enviado a NF-e para o destinatário.
Também é possível recuperar o arquivo da NF-e e consultar os dados no site do Sefaz ou do software automatizado utilizado pela empresa.
Além do certificado é importante ter em mãos a chave de acesso da nota autorizada contendo o número do arquivo XML e do Danfe. Neste caso, é importante ficar atento aos campos de informação de emitente, série e numeração da nota.
Esses campos deverão ser preenchidos para manter a autorização da nota e da chave de acesso.
Como recuperar XML de notas Fiscais
No caso do usuário de uma sistema de emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e), é possível validar os dados da nota antes autorizada e recuperar o protocolo podendo retornar ao gerenciamento de notas, clicar na nota em questão e consultar a situação da nota no sistema Sefaz.
Caso não tenha obtido a chave de acesso da nota autorizada, é possível continuar o processo de recuperação através dos dados da nota original e arquivada.
Também é possível tentar a recuperação manualmente, o que exigirá analisar e selecionar arquivo por arquivo. Dessa forma, será indicado o acesso ao, portanto nacional NF-e, informar a chave e os dados do certificado (quando exigido) e, posteriormente, solicitar o download do Danfe e do documento fiscal.
Neste caso, é importante seguir os passos:
– Dentro do portal da NF-e, na página principal, clicar no local Consultar NF-e Completo;
– Informar a Chave de Acesso da Nota Fiscal no campo de preenchimento solicitado;
– Por fim, clicar no link “download” do documento para baixar o arquivo XML.
Evite perder os arquivos
É fundamental que a empresa mantenha a posse da nota fiscal pelo prazo médio de cinco anos para questões de consulta, fiscalização e questões jurídicas.
É importante evitar perder os dados, os arquivos e as informações fiscais de cada transação fiscal, o que exige saber recuperar XML de notas fiscais.
Em muitos casos, o DANFE pode ajudar a recuperar o arquivo XML, mesmo que de forma manual no processo de pesquisa.
Como evitar?
Para evitar a perda dos arquivos, é fundamental baixar sempre o XML automaticamente a cada nota emitida, e uma das melhores formas de automatizar todo este processo é por meio do nosso software MakroXml, o mais poderoso programa para recuperar XML de notas fiscais do mercado.
A posse desse arquivo protege a empresa de processos, golpes e multas. O Makrosys permite criar relatórios atualizados para organizar as notas fiscais emitidas e sempre fazer o backup dos arquivos.
Conclusão
Devemos lembrar que o arquivo “XML” é a versão digital da nota fiscal e suas iniciais significam eXtensible Markup Language, servindo para o registro de informações relativas à NFe.
Lembramos que a nota fiscal é emitida em transações comerciais como as de processo de compra e venda de um produto e até mesmo de um serviço.
Enquanto que o Danfe é o documento fiscal que acompanha o produto, o XML não acompanha a mercadoria, sendo o seu armazenamento obrigatório por cinco anos.
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