Armazenamento de XML Como Fazer?


Armazenamento de XML Como Fazer?

25, Ago de 2020

Guardar XML e NFe é possível através de ferramentas online que geram ganho de tempo e disponibilidade de acesso sempre que necessário.

 

Nos dias atuais, é fundamental que as empresas tenham o hábito de se trabalhar com XML de NFe, esses arquivos são referentes aos dados de Notas Fiscais Eletrônicas e podem ser emitidas e obtidas através de download seguro e direcionado.

 

Porém, esses tipos de arquivos precisam ser guardados e bem armazenados com segurança para auxiliar na organização fiscal de uma empresa.

A busca de segurança fiscal da empresa gera a necessidade de baixar esses arquivos e armazená-los da melhor forma.

 

Diferentes tipos de empresas e segmentos exigem essa prática, pois além de baixar as notas através de suportes online e o site da SEFAZ (Portal Nacional da Secretaria da Fazenda), é necessário também usar plataformas de registros e armazenamento.

 

Normalmente, para gerar notas fiscais eletrônicas é importante que as empresas tenham autorização através do certificado digital para realizar o download desses documentos.

 

 

Guardar XML de NFe no lugar seguro

 

Todas as etapas para baixar os documentos da nota já se tornou comum como a NFe (Nota Fiscal Eletrônica) e CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

Essas notas e documento podem ser adquiridas por meio do Portal Nacional da Secretaria da Fazenda (Sefaz) por pessoa jurídica e física.

 

Porém, essas plataformas de acesso público não oferecem outros serviços como o arquivamento e armazenamento mais seguro com utilização de painel personalizado e até mesmo de espaço em servidores na nuvem da internet.

 

 

A melhor solução

 

Na maioria dos casos, os aplicativos para obtenção e armazenamento dos arquivos são online e profissionais.

 

O mais recomendado e mais completo software do mercado é MakroXml, ele possui todos os recursos que você vai necessitar para organizar e gerenciar de maneira rápida e prática todos os seus arquivos contábeis.

 

 

Como acessar o portal da SEFAZ?

 

Em cada município, a prefeitura local pode disponibilizar um painel geral para acesso de dados, registros e emissão de notas fiscais de modo direcionado.

 

Em todos os principais processos é importante seguir as etapas apresentadas:

1 – Instale o Certificado Digital no navegador utilizado para internet.

2 – Acesse o Portal Nacional da Sefaz através dos endereços:

NFe:  http://www.nfe.fazenda.gov.br/

CTe:   http://www.cte.fazenda.gov.br/

3 – Acesse o primeiro endereço acima e selecione a opção: “Consultar NFe Completa”.

4 – Informe a chave de acesso da NFe além do código captcha.

5 - Clique em “Continuar”. 

 

 

Como fazer para baixar os arquivos?

 

O próprio site do SEFAZ e de serviços da Fazenda o usuário pode ter acesso ao processo de registro, emissão e direcionamento de notas fiscais mediante o uso da chave e certificado.

 

Além do DANFE, é importante baixar e guardar o arquivo XML da nota fiscal eletrônica (NFe).

Todos esses documentos fiscais são aceitos em todo o Brasil, com informações que comprovam a legitimidade jurídica da própria nota e uso de assinatura digital.

 

Esse arquivo, por exemplo, ajuda no processo de emissão da Nota Fiscal Eletrônica.

 

 

A importância do armazenamento

 

Guardar XML e NFe faz parte do conjunto de ações que uma empresa de contabilidade e qualquer departamento contábil deve ter para organizar as informações fiscais da empresa.

 

O arquivo XML, por exemplo, conta com informações importantes, sendo fundamental que o gestor de uma empresa tenha muito cuidado no processo de armazenamento para não perder nenhum dado relacionado.

Como falamos anteriormente, o sistema SEFAZ permite a emissão e o registro, porém esse sistema não mantém as notas guardadas para pleno acesso.

 

Nesse caso, o uso de aplicativos específicos para guarda e armazenamento das notas e seus devidos arquivos gera mais profissionalismo e organização em todo o processo.

 

 

Visão prática

 

Sendo assim mesmo baixando os arquivos do SEFAZ, isso não significa que os arquivos permanecerão no mesmo lugar de origem.

A gestão da empresa precisa sempre guardar todos os arquivos gerados, principalmente, para consultas fiscais e visitas da fiscalização do governo.

 

Esses arquivos, quando usados de forma integrada possibilitam a integração de todas as informações de cada atividade da empresa, reduzindo custos, tempo e perda de dados.

Reduz também o uso de papeladas fiscais, pois não é obrigatória  a impressão das notas.

 

As melhores formas de armazenar

 

Dessa forma, a melhor maneira de armazenar os arquivos é não depender somente do SEFAZ e do computador da empresa.

 

Possuir um software que faça o armazenamento digital nas nuvens ajuda bastante para manter todos os dados seguros, acessá-los sempre que precisar e compartilhar as informações com os demais colaboradores da empresa.

 

 

Outros cuidados

 

Lembramos que se o arquivo XML não é validado, é necessária a autorização da fiscalização para que outro arquivo seja emitido.

Em caso de perda de atenção, a empresa poderá pagar multas e perder a certificação para emissão de notas.

 

 

A exigência do armazenamento

 

Em média, as  notas fiscais e arquivos devem ser armazenados por cinco anos depois de sua emissão pela empresa.

A Receita Federal e a fiscalização do Estado e Município podem solicitar esses tipos de arquivos para realizar confirmação de dados e de transações.

 

A perda de um desses arquivos pode criar complicações jurídicas para a empresa como multas, processos e cassação de alvará.

 

 

Evite riscos

 

Armazenar os arquivos em pen drive e no PC pode ajudar em situações de segurança pessoal ou para uso direto. Porém, como toda empresa pode lidar com uma grande quantidade de notas eletrônicas, um pen drive e um PC somente darão conta do recado.

 

Com esses procedimentos dos anos 1990 e off line existe o risco de perda de arquivos, de dados e de organização das informações.

A utilização de aplicativos e plataformas digitais profissionais e que permite hospedar os arquivos nas nuvens geram grandes e importante benefícios para a empresa e para todos os processos da empresa.

 

 

Conclusão

 

Portanto, a utilização de programas e aplicativos profissionais e complementares de forma online tem sido a melhor solução para a emissão, armazenamento e arquivamento de notas fiscais eletrônicas.

 

A utilização de serviços tecnológicos nas nuvens já está entre os mais procurados pelas melhores empresas do mercado.

Conheça mais sobre o nosso Software MakroXml e descubra como ele pode aumentar a produtividade de sua empresa e garantir a segurança dos seus arquivos, evitando assim prejuízos e dores de cabeça.

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