Guardar XML e NFe é possível através de ferramentas online que geram ganho de tempo e disponibilidade de acesso sempre que necessário.
Nos dias atuais, é fundamental que as empresas tenham o hábito de se trabalhar com XML de NFe, esses arquivos são referentes aos dados de Notas Fiscais Eletrônicas e podem ser emitidas e obtidas através de download seguro e direcionado.
Porém, esses tipos de arquivos precisam ser guardados e bem armazenados com segurança para auxiliar na organização fiscal de uma empresa.
A busca de segurança fiscal da empresa gera a necessidade de baixar esses arquivos e armazená-los da melhor forma.
Diferentes tipos de empresas e segmentos exigem essa prática, pois além de baixar as notas através de suportes online e o site da SEFAZ (Portal Nacional da Secretaria da Fazenda), é necessário também usar plataformas de registros e armazenamento.
Normalmente, para gerar notas fiscais eletrônicas é importante que as empresas tenham autorização através do certificado digital para realizar o download desses documentos.
Guardar XML de NFe no lugar seguro
Todas as etapas para baixar os documentos da nota já se tornou comum como a NFe (Nota Fiscal Eletrônica) e CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
Essas notas e documento podem ser adquiridas por meio do Portal Nacional da Secretaria da Fazenda (Sefaz) por pessoa jurídica e física.
Porém, essas plataformas de acesso público não oferecem outros serviços como o arquivamento e armazenamento mais seguro com utilização de painel personalizado e até mesmo de espaço em servidores na nuvem da internet.
A melhor solução
Na maioria dos casos, os aplicativos para obtenção e armazenamento dos arquivos são online e profissionais.
O mais recomendado e mais completo software do mercado é MakroXml, ele possui todos os recursos que você vai necessitar para organizar e gerenciar de maneira rápida e prática todos os seus arquivos contábeis.
Como acessar o portal da SEFAZ?
Em cada município, a prefeitura local pode disponibilizar um painel geral para acesso de dados, registros e emissão de notas fiscais de modo direcionado.
Em todos os principais processos é importante seguir as etapas apresentadas:
1 – Instale o Certificado Digital no navegador utilizado para internet.
2 – Acesse o Portal Nacional da Sefaz através dos endereços:
NFe: http://www.nfe.fazenda.gov.br/
CTe: http://www.cte.fazenda.gov.br/
3 – Acesse o primeiro endereço acima e selecione a opção: “Consultar NFe Completa”.
4 – Informe a chave de acesso da NFe além do código captcha.
5 – Clique em “Continuar”.
Como fazer para baixar os arquivos?
O próprio site do SEFAZ e de serviços da Fazenda o usuário pode ter acesso ao processo de registro, emissão e direcionamento de notas fiscais mediante o uso da chave e certificado.
Além do DANFE, é importante baixar e guardar o arquivo XML da nota fiscal eletrônica (NFe).
Todos esses documentos fiscais são aceitos em todo o Brasil, com informações que comprovam a legitimidade jurídica da própria nota e uso de assinatura digital.
Esse arquivo, por exemplo, ajuda no processo de emissão da Nota Fiscal Eletrônica.
A importância do armazenamento
Guardar XML e NFe faz parte do conjunto de ações que uma empresa de contabilidade e qualquer departamento contábil deve ter para organizar as informações fiscais da empresa.
O arquivo XML, por exemplo, conta com informações importantes, sendo fundamental que o gestor de uma empresa tenha muito cuidado no processo de armazenamento para não perder nenhum dado relacionado.
Como falamos anteriormente, o sistema SEFAZ permite a emissão e o registro, porém esse sistema não mantém as notas guardadas para pleno acesso.
Nesse caso, o uso de aplicativos específicos para guarda e armazenamento das notas e seus devidos arquivos gera mais profissionalismo e organização em todo o processo.
Visão prática
Sendo assim mesmo baixando os arquivos do SEFAZ, isso não significa que os arquivos permanecerão no mesmo lugar de origem.
A gestão da empresa precisa sempre guardar todos os arquivos gerados, principalmente, para consultas fiscais e visitas da fiscalização do governo.
Esses arquivos, quando usados de forma integrada possibilitam a integração de todas as informações de cada atividade da empresa, reduzindo custos, tempo e perda de dados.
Reduz também o uso de papeladas fiscais, pois não é obrigatória a impressão das notas.
As melhores formas de armazenar
Dessa forma, a melhor maneira de armazenar os arquivos é não depender somente do SEFAZ e do computador da empresa.
Possuir um software que faça o armazenamento digital nas nuvens ajuda bastante para manter todos os dados seguros, acessá-los sempre que precisar e compartilhar as informações com os demais colaboradores da empresa.
Outros cuidados
Lembramos que se o arquivo XML não é validado, é necessária a autorização da fiscalização para que outro arquivo seja emitido.
Em caso de perda de atenção, a empresa poderá pagar multas e perder a certificação para emissão de notas.
A exigência do armazenamento
Em média, as notas fiscais e arquivos devem ser armazenados por cinco anos depois de sua emissão pela empresa.
A Receita Federal e a fiscalização do Estado e Município podem solicitar esses tipos de arquivos para realizar confirmação de dados e de transações.
A perda de um desses arquivos pode criar complicações jurídicas para a empresa como multas, processos e cassação de alvará.
Evite riscos
Armazenar os arquivos em pen drive e no PC pode ajudar em situações de segurança pessoal ou para uso direto. Porém, como toda empresa pode lidar com uma grande quantidade de notas eletrônicas, um pen drive e um PC somente darão conta do recado.
Com esses procedimentos dos anos 1990 e off line existe o risco de perda de arquivos, de dados e de organização das informações.
A utilização de aplicativos e plataformas digitais profissionais e que permite hospedar os arquivos nas nuvens geram grandes e importante benefícios para a empresa e para todos os processos da empresa.
Conclusão
Portanto, a utilização de programas e aplicativos profissionais e complementares de forma online tem sido a melhor solução para a emissão, armazenamento e arquivamento de notas fiscais eletrônicas.
A utilização de serviços tecnológicos nas nuvens já está entre os mais procurados pelas melhores empresas do mercado.
Conheça mais sobre o nosso Software MakroXml e descubra como ele pode aumentar a produtividade de sua empresa e garantir a segurança dos seus arquivos, evitando assim prejuízos e dores de cabeça.