Diariamente, baixar XMLs em lotes é uma exigência que deve ser realizada pela empresa. Refere-se a um conjunto de tarefas que visa acessar e resguardar as notas fiscais eletrônicas com todas as suas informações de maneira segura.
Atualmente, a atitude de realizar essa tarefa é bastante comum entre os analistas fiscais e contadores.
As notas fiscais podem ser emitidas e recebidas através de sistemas gratuitos como o Sefaz, mas o sistema concedido pelas prefeituras muitas vezes exige que o empreendedor utilize outros softwares e aplicativos para integrar ao Sefaz e agilizar as atividades de download e arquivamento.
Para baixar XMLs em lotes
Geralmente, o sistema Sefaz permite fazer o download dos arquivos das notas fiscais e direcionar os arquivos para o PC do contribuinte. Os arquivos podem ser guardados em pen drives ou no próprio PC do usuário, porém essa não é a melhor opção.
Indicamos a experiência de utilizar um sistema ou programa pago que consegue integrar o download e armazenamento proveniente do sistema Sefaz.
Dessa forma, quando o contribuinte e empreendedor escolher utilizar um sistema integrado particular e pago, ele consegue interligar as informações do Sefaz, conseguindo consultar e baixar o XML e as notas.
Posteriormente, ao conseguir baixar os arquivos em lote, fica mais fácil elaborar relatórios que ajudam na gestão dos arquivos.
Depois de baixar o que fazer?
Considerando o que falamos acima, o tempo mínimo de armazenamento para este tipo de arquivo XML é de cinco anos. É importante que os arquivos sejam armazenados e indexados facilitando o acesso rápido em casos de consulta ou fiscalizações.
A perda dessas informações podem prejudicar a empresa perante às autoridades, sobretudo, acarretando multas e processos.
Porém, é fundamental que a empresa escolha a ferramenta certa para baixar XML’s em lote.
Tenha cuidado ao utilizar certos programas off-line para que o download não ocorra de forma quebrada gerando extravios de notas e arquivos.
A empresa sempre precisará de ferramenta segura e que possa proporcionar armazenamento de forma definitiva de arquivos XML.
Soluções da Makrosys
Nossa empresa, por exemplo, apresenta boas soluções para essa área. Disponibilizamos o melhor software para este tipo de serviço para baixar XML em lotes, o eficiente MakroXML.
Lembramos que baixar o arquivo em lotes requer gestão de dados e agilidade segura. O serviço pode ser ativado e utilizado diariamente com uso de uma plataforma segura.
Benefícios
Ao baixar e organizar os lotes desses arquivos, o contribuinte também mantém dados atualizados de notas acessíveis e coerentes em relação ao Portal Nacional da Secretaria da Fazenda.
Por outro lado, é preciso ter autorização para baixar os lotes, o que justifica o fato dos escritórios de contabilidade serem tão solicitados para exercerem essa função.
Além dos benefícios técnicos, o procedimento para baixar os lotes é obrigatório para o contribuinte, sendo muito necessário utilizar uma ferramenta como o MakroXML.
A obrigação ajuda a empresa a se manter regularizada e segura em casos de fiscalização. E caso o destinatário da nota também seja contribuinte pessoa jurídica também terá que armazenar os mesmos dados da emissão.
E se a empresa não armazenar os lotes de XML?
Fazer o armazenamento é fundamental, pois o arquivo é altamente necessário, lembrando que os mesmos são baixados de forma diária pelas empresas responsáveis.
Para a empresa, os atos irresponsáveis podem acarretar multas muito altas e processos públicos caso os dados não sejam armazenados.
Independente se o destinatário é pessoa física ou jurídica, é importante que todas as notas fiscais eletrônicas sejam armazenadas com todos os arquivos vinculados.
O que é nota fiscal?
Ela consolida e comprova a transação comercial entre vendedor e comprador. Refere-se a um documento que comprova a realização de transações de diversas naturezas de produtos e serviços.
O que é Nota Fiscal Eletrônica?
Nos últimos anos, a nota fiscal impressa foi abolida no Brasil, para gerar mais transparência e controle substituída pela nota fiscal eletrônica.
A NFe segue um formato eletrônico, existe somente no formato digital em seu processo de emissão, existe somente no digital podendo ser impressa para comprovações e controles internos.
Todo o processo de emissão e armazenamento é eletrônico. Visa facilitar o controle e a documentação para fins fiscais, também gerir a operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços.
Não confunda com DANFE
Geralmente, as pessoas confundem o DANFE com a nota fiscal eletrônica essencial. O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) e NFe são a mesma coisa, mas o DANFE não substitui a NFe apenas acompanha o produto durante o frete, sendo uma representação física da NF-e.
Lembrando que o documento eletrônico deve validade jurídica, sendo necessário verificar a assinatura digital do remetente na nota, e com a autorização e recepção da NF-e pela respectiva fazenda estadual antes da saída da mercadoria do estabelecimento.
Conclusão
Lembramos que baixar os arquivos XML’s em lotes é uma necessidade e um tipo de serviço que precisa ser feito diariamente pelo setor contábil da empresa. A empresa sempre terá que baixar arquivos XML diretamente do Portal Nacional da Secretaria da Fazenda, sendo mais seguro usar um programa integrado com o sistema Sefaz.
É importante que a empresa faça a emissão, armazenamento e análise das notas fiscais. A não emissão de notas e o ato de falsificar dados é crime e é um ato ilegal.
É importante guardar os documentos ,notas e lotes pelo prazo de cinco anos para questões de armazenamento e arquivamento.
No Brasil, segundo a lei, a pena para a sonegação pode variar de reclusão de dois a cinco anos, incluindo processos administrativos e multas.
A NFe refere-se a documento que comprova a realização de trocas comerciais de diversas naturezas abrangendo vendas e compras de produtos e serviços. Abrange a relação entre empresas e consumidores e empresas com outras empresas.
A NFe (Nota Fiscal Eletrônica) possui um formato eletrônico, é um documento de existência digital, emitido e armazenado eletronicamente, podendo ser impresso em casos específicos. O seu principal objetivo é documentar uma operação de circulação de mercadorias e serviços.