Atualmente, é muito importante criar o hábito de se trabalhar com XML de NFe (Notas Fiscais Eletrônicas) em download seguro e direcionado para ajudar a organização fiscal de uma empresa.
A efetivação da segurança fiscal da empresa gera a necessidade de baixar o arquivo XML da nota. As empresas de diferentes portes e segmentos precisam baixar e armazenar os dados fiscais de modo seguro, principalmente, utilizando suportes online e o site da Sefaz (Portal Nacional da Secretaria da Fazenda).
Para realizar o procedimento é necessário possuir vínculo e autorização através do certificado digital para realizar o download.
O arquivo XML de NFe e o download seguro
Lembramos que as etapas para baixar os documentos da nota é válido para NFe (Nota Fiscal Eletrônica) e CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
O download deve ser feito através do Portal Nacional da Secretaria da Fazenda (Sefaz) por pessoa jurídica e física.
Passo a passo
A seguir apresentamos o passo a passo para baixar os documentos, porém é necessário possuir o certificado digital, seguindo as seguintes etapas:
1 – Instale o Certificado Digital no navegador utilizado para internet.
2 – Acesse o Portal Nacional da Sefaz através dos endereços:
NFe: http://www.nfe.fazenda.gov.br/
CTe: http://www.cte.fazenda.gov.br/
3 – Acesse o primeiro endereço acima e selecione a opção: “Consultar NFe Completa”.
4 – Informe a chave de acesso da NFe além do código captcha.
5 – Clique em “Continuar”.
É necessário baixar com Certificados A1 e A3?
O empreendedor também pode baixar com o Certificado Digital A1, ressaltamos que esse é um arquivo digital gerado e armazenado no próprio computador pessoal do usuário com validade de um ano.
O formato A3 é diferente, ele fica disponível em token ou cartão com acesso para qualquer computador.
Atualmente, alguns serviços exigem modelo de Certificado Digital do tipo A3: SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital); DOI (Declaração Sobre Operações Imobiliárias); eCNHsp e eCRVsp, ambos somente para o Estado de São Paulo; e o Siscomex, o Sistema Integrado de Comércio Exterior.
É possível baixar sem o Certificado Digital?
Atualmente, o usuário pode baixar XML e NFe através de download sem utilizar o certificado, porém existem riscos de perda de dados. Nessa opção, o empreendedor poderá ter perdido a chave de acesso e não conseguir consultar o XML.
Quando o arquivo é baixado manualmente, o gestor e o empreendedor podem perder informações valiosas e detalhadas sobre a situação da nota. Muitas vezes ela já foi cancelada e utilizada.
Caso isso aconteça, os especialistas indicam buscar uma nota validada no site da Sefaz (Secretaria da Fazenda).
Caso a empresa precise realizar a emissão de forma segura e eficaz é importante utilizar o Certificado Digital previamente.
O Certificado simboliza a assinatura digital da empresa e garante a segurança e integridade dos dados durante a emissão da nota fiscal eletrônica.
Riscos
Alertamos que usar um software que baixa e abre um arquivo XML de Nfe o certificado digital pode gerar insegurança de acesso e perda de informações.
É fundamental conhecer os programas e ter atenção que determinados programas podem criar um XML falso que apresentam apenas informações básicas de uma nota fiscal sem identificação de origem.
O gestor de uma empresa deve evitar usar qualquer programa para baixar os dados sem o certificado digital, essa ação pode expor a corporação em questões de segurança.
Serviços e soluções da Makrosys
Muitas empresas oferecem soluções para essas funções de emissão e arquivamento de notas. A empresa Makrosys apresenta um conjunto de soluções integradas que facilita essas atividades de maneira direcionada e segura.
Atualmente, a empresa se dedica a desenvolver serviços para empresas e escritórios contábeis.
Através das soluções da Makrosys, os clientes podem armazenar e gerenciar os arquivos XML de NF-e e organizar o download de uma forma prática e segura.
A empresa presta serviços que focam na gestão organizada e com baixo investimento para seus clientes.
Muito mais com a Makrosys
Utilizando o suporte da empresa, o cliente não terá mais dúvida sobre as informações da sua corporação. O cliente utiliza os serviços de maneira segura e integrada sem limite de CNPJ para baixar os documentos diretamente do SEFAZ e organizar automaticamente em pastas pré-definidas sem riscos de perdas de informações.
É caro?
O investimento vale a pena e os valores são acessíveis para investidores e empreendedores de diferentes portes e segmentos.
O sistema ajuda a reduzir custos com a perda de informações, pois além de emitir as notas, baixar cada uma delas e arquivá-la em local seguro. Caso a Receita Federal e qualquer fornecedor, por exemplo, solicite determinada nota fiscal ou arquivo relacionado o gestor conseguirá encontrar rapidamente de modo seguro.
Portanto, o acesso aos serviços geram benefícios e organização gerencial e contábil. Essa organização é fundamental para auditorias e fiscalização.
E os arquivos?
Com a Makrosys, o empreendedor tem acesso ao sistema MakroXML que otimiza várias funções para empresas e escritórios contábeis. Esse sistema oferece um ambiente seguro para baixar, armazenar e gerenciar as notas fiscais eletrônicas com segurança, e baixo custo.
Conclusão
Lembramos que a empresa deve padronizar todas as atividades para diminuir e evitar o acúmulo de documentos. O setor contábil da empresa terá maiores condições para acessar informações, organizar os tributos da empresa e evitar evitará erros de processos nas transações comerciais e administrativas relacionadas às vendas de produtos e serviços.
Portanto, organização financeiro e contábil é importante em todos os tipos de negócios. Ao baixar as notas fiscais o empreendedor possui acesso às informações e organização de seus dados.
É importante guardar as notas fiscais e demais documentos relacionados por cinco anos contando da data de sua emissão em pastas.
Utilizando um ambiente seguro e integrado a empresa poderá verificar a autenticidade do documento com o uso do código de segurança.
Avalie as condições de formatação do processo contábil e tributário de sua empresa e busque melhores soluções para a gestão da empresa de maneira otimizada e com geração de soluções a curto, médio e longo prazo. Saber emitir, arquivar e armazenar as notas fiscais é muito importante.