Resolvendo o Download de XML de NFe para Sempre


Resolvendo o Download de XML de NFe para Sempre

31, Jul de 2019

Quando uma empresa emite uma nota fiscal ela precisa gerar, guardar e armazenar todas as informações desta nota o que exige uma gestão de informações de arquivos XML de NFe e download efetivado.

A NFe (Nota Fiscal Eletrônica) pode ser solicitada para avaliações e fiscalizações externas e a organização contábil da empresa é fundamental nessas horas.

 

Atualmente, há vários sistema para baixar notas fiscais, permitindo a organização da emissão de nota fiscal eletrônica e de demais arquivos de forma rápida, segura e reduzindo custos de tempo e de capital.

 

O XML da NFe e o download

 

A emissão de uma nota gera também arquivos XML e a necessidade de utilização de certificados de segurança para evitar a manipulação manual das notas.

 

Quando a nota é emitida a empresa tem a tarefa de emissão e recebimento, além da tarefa de arquivamento das notas.

 

Na prática, essas tarefas podem ser burocráticas para algumas empresas e empreendedores de diferentes níveis e portes.

 

Existe o caminho gratuito que é a simplificar o processo de geração de notas através dos sistemas dos municípios que oferecem o sistema do Sefaz.

 

Mas, além desse sistema, a empresa poderá precisar de um sistema de gestão de notas e arquivos correlacionados para evitar perda de dados e registros de emissões.

 

Sistema para baixar notas fiscais

 

Como falamos acima, empresas de diferentes segmentos, além de utilizarem o Sefaz, podem utilizar softwares e sistema para baixar, organizar e arquivar as NFe (Notas Fiscais Eletrônicas) e os arquivos XML em download seguro.

 

Além do Sefaz, a empresa pode contratar sistemas de administração e gestão de dados das notas emitidas e até mesmo acelerar a emissão das notas integrando mais serviços para facilitar a vida contábil da empresa.

 

Mas, para definir melhor o sistema Sefaz, leia mais a seguir.

 

A emissão da nota é gratuita

 

Ressaltamos que o sistema de emissão de notas eletrônicas dos municípios é gratuito, mas os sistemas de gestão e arquivamento otimizando não são gratuitos.

 

Esses sistemas e programas ajudam a organizar informações, dados e indexar o acesso rápido em caso de pesquisa interna, consultorias, levantamento de dados e fiscalizações.

 

Sobre o Sefaz, o serviço de geração de notas é gratuito, e é válido para empresas do todo o Brasil. Em cada município o Sefaz emite Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), de Conhecimento Eletrônico (CT-e) e permite acesso ao arquivo XML.

 

 

Depois, a corporação e o empreendimento pode utilizar sistemas de integração dessas informações, para dispensar a administração manual desses documentos que devem ser guardados pelo prazo de cinco anos.

 

O empreendedor de deve saber que todo tipo de nota fiscal gerada deve ser armazenada pelo menos por até cinco anos.

 

Integração com o Sefaz

 

Quando a empresa integra o seu acesso ao Sefaz com o seu ambiente próprio para gestão do download de XML e NFe ela obtém muitos benefícios.

 

Os melhores benefícios para resolver a emissão e download

 

Quando o empreendedor integra as informações do Sefaz com um sistema de gerenciamento de notas fiscais, as empresas de diferentes portes, incluindo os microempreendedores e prestadores de serviços podem organizar e  formalizar a venda de seus produtos e serviços de forma direcionada, segura e organizada.

 

Ao conseguir organizar os arquivos XML e as notas emitidas, a empresa pode organizar suas informações fiscais, principalmente, caso seja procurado pelo fiscal de sua cidade e estado, ou até mesmo pela Receita Federal.

 

Até mesmo em casos de processos judiciais, a posse de notas organizadas pode ajudar em casos de esclarecimentos.

 

Dessa forma, com a integração do sistema Sefaz, todas as empresas pode usar esse sistema e integrar suas informações com outros softwares de gestão de notas fiscais.

 

A necessidade de emitir notas

 

As notas devem ser emitidas para manter a empresa em dia com a fiscalização, e nos últimos anos as notas impressas caíram em desuso por lei e a partir da implementação de notas fiscais eletrônicas.

 

Quando ocorre a emissão, o gestor e administrador devem consultar o status da nota, confirmando se a nota fiscal foi autorizada pela Secretaria da Fazenda ou se há algum erro no documento. Quando a nota apresenta a mensagem “Autorizado o Uso”, a nota está correta e pode ser usada e  impressa.

 

O download

 

Depois de emitir a nota, é fundamental fazer o download e transferência dos demais arquivos relacionados. Através do uso individual do Sefaz o download é possível e gratuito, porém ele ocorre de maneira manual impossibilitando otimizar o armazenamento, gerando arquivos diretamente no computador da empresa.

 

Quando a empresa usa um sistema automatizado integrado com o sistema Sefaz o gestor consegue armazenar as notas e os arquivos XML sem perdas de arquivos e informações, pois não dependerá somente da ação manual.

 

Nos sistemas, o gestor também consegue baixar o arquivo PDF do DANFE para impressão da nota.

 

O que é o arquivo XML?

 

A sigla “XML” significa eXtensible Markup Language. Refere-se a arquivo SGML (Standard Generalized Markup Language) ou Linguagem Padronizada de Marcação Genérica.

 

Esse arquivo consegue reunir uma série de dados de maneira compacta e com maior segurança.

 

Oferece facilidade de compartilhamento de informações. A partir da informatização dos documentos fiscais realizado a partir do projeto SPED da Receita Federal, o modelo escolhido para os documentos é o XML por ser o mais competente para essa função.

 

Dessa forma a NFe informatização dos documentos fiscais realizado a partir do projeto SPED da Receita Federal, o modelo escolhido para os documentos é o XML por ser o mais eficiente e seguro.

 

Conclusão

 

Portanto, é fundamental a empresa ter acesso ao sistema Sefaz para a emissão de notas fiscais eletrônicas, porém integrar o sistema de geração de notas com um sistema contratado para emissão, arquivamento e download de NFe e XML é importante para otimizar a segurança fiscal da empresa. 

 

Dessa forma, a empresa terá suas informações asseguradas em sistemas protegidos, além do acesso ao sistema gratuito do Sefaz. Lembramos que a empresa deve guardar as informações das notas fiscais pelo prazo de cinco anos.

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