Como Otimizar os Processos Fiscais e Contábeis


Como Otimizar os Processos Fiscais e Contábeis

26, Fev de 2020

Hoje em dia um software para XML é fundamental no processo de organização e armazenamento de notas fiscais e seus dados, pois esse tipo de arquivo contém dados e informações fiscais importantes das atividades de uma empresa.

 

O ato de baixar e guardar arquivos relacionados às notas fiscais é fundamental para a organização fiscal e contábil de uma empresa, lembrando que todos esses dados devem ser guardados no mínimo por cinco anos na empresa.

Nos últimos tempos, o Brasil tem se posicionado entre os países que se destacam pela alta taxa tributária, esse fator gera impactos para as empresas de diferentes áreas.

Em nosso país são mais de noventa cobranças de tributos, impostos, taxas e demais contribuições. O país apresenta um grande peso tributário que ainda necessita de reformas e implementações de novas regras por parte do governo.

Esse cenário exige que as empresas procurem formas de otimizar processos de organização fiscal, administrativo e contábil para manter a empresa competitiva e organizada.

 

O que é a otimização de processos na contabilidade?

 

Quando falamos em otimização, falamos em ganho de tempo com eficiência. Quando a empresa precisa melhorar o seu desempenho  e obter resultados mais positivos em sua organização, a implementação de novas rotinas para a otimização de processos é essencial para atender todas as demandas organizacionais.

 

Aplicação de técnicas

 

Além do software para XML, a aplicação de métodos e técnicas que tendem a criar um ambiente favorável para a otimização ajuda muito as empresas.

A otimização profunda envolve um conjunto de técnicas que podem abranger mapeamento das atividades executadas considerando a identificação e eliminação de falhas, visando a padronização de rotinas na empresa.

 

Benefícios

Dessa forma, a otimização de processos na contabilidade traz uma série de benefícios para o escritório de contabilidade, para o setor de contabilidade de uma empresa e para uma corporação como um todo.

Resulta no fortalecimento da satisfação dos clientes e da melhor execução das atividades, além é claro de um ganho significativo de tempo e dinheiro ao longo do mês.

 

As melhorias

 

Ao otimizar os processos com adição do software xml, a empresa pode ser beneficiar com:

 

  •     » Consolidação de controle dos processos, a partir da definição de um fluxo de informações;
  •     » Clareza e funcionalidade das atividades;
  •     » Agilidade da equipe com alinhamento de atribuições e processos;
  •     » Redução de erros, com reduções de ajustes e retrabalhos; 
  •     » Aumento da eficiência e da qualidade do trabalho, abrangendo as entregas;
  •     » Diminuição custos por meio da eliminação de falhas e desperdícios;

 

Melhoria contínua da gestão

 

Sabemos que a palavra “gestão” significa “controle”, e todo método de controle carece de informações e organização.

Sendo assim, a otimização de processos pode gerar um importante avanço para o escritório de contabilidade e para este setor numa empresa de médio e grande porte.

 

O mapeamento

 

A aplicação das soluções focadas na otimização com software para XML exige determinadas tarefas como o mapeamento de processos.

Essa a empresa precisa obter excelentes processos no escritório de contabilidade, esse é o primeiro passo.

 

Evite métodos ultrapassados

 

Para realizar a otimização de processos acontecer, a empresa deve  usar ferramentas e métodos que sejam adequados e o ajudem a organizar e equipe e suas funções.

Considerando a fase de mapeamento de processos, é indicado usar práticas e princípios do Design Thinking e até do Lean Manufacturing para evitar perda de tempos e de esforços.

Dessa forma, dentro do escritório contábil é possível engajar os profissionais envolvidos, tornando o trabalho mais colaborativo.

 

Não centralize funções

O processo de otimização de processos exige a participação de todos, não adianta querer assumir esse desafio sem a ajuda da equipe.

A otimização de processos na contabilidade será bem aplicada somente com a participação dos profissionais envolvidos.

Saiba contar com a colaboração do time do começo ao fim da otimização e no dia a dia do escritório contábil. Busque conhecer o perfil de cada profissional envolvido e engajado.

 

Planejamento

 

É importante fazer um bom planejamento que inclua definição de prioridades, instalação de software para xml e organização da equipe.

Os membros da equipe devem ser capazes de transformar os processos, trazendo um ritmo mais ágil para as rotinas da empresa, criando um ambiente mais eficaz e competitivo.

Nesse processo é importante considerar os indicadores de performance e os relatos coletados na fase de mapeamento na busca de novas soluções e alternativas.

Procure descobrir os erros, as questões, além das principais lacunas, dificuldades e necessidades mapeadas na primeira fase.

Posteriormente, avalie como a empresa pode resolver e liste por ordem de prioridade. Assim, fica mais fácil começar a elaboração de um planejamento de forma consistente.

Ressaltamos, que qualquer tipo de solução pode ser implementada visando a melhoria.

 

Capacite a empresa

 

Para todo o projeto, a equipe precisa estar pronta e treinada. Portanto, é importante investir na capacitação do seu time. Esse é o tipo de iniciativa que traz resultados efetivos para o negócio.

No dia a dia é indicado monitorar o desempenho dos processos da equipe. Saiba avaliar se o fluxo de processos do escritório está funcionando corretamente.

 

Organizando o ambiente

 

Quando a empresa consegue padronizar rotinas de trabalho, ela pode estruturar a aplicação de novas culturas organizacionais. Nesse quesito é importante avaliar alguns critérios importantes, como as normas de segurança do trabalho relacionadas à ergonomia, a disposição de documentos e acesso às informações, por exemplo.

 

Busque informação

 

Sabemos que no setor contábil de uma empresa ou num escritório desse segmento, tudo pode mudar o tempo inteiro. Busque informações sobre esse setor de trabalho e demais atribuições.

 

Software para XML

 

Atualmente, existem diferentes programas gratuitos e pagos que orientam o processo de acesso, organização e download de arquivos XMLs de notas fiscais, porém poucos possuem tantos recursos práticos como MakroXml.

 

Um software XML completo que permite baixar arquivos com segurança e na organização de notas fiscais.

A fiscalização trabalha com prazos definidos que, em hipótese nenhuma, podem ser ignorados pelas empresas, clientes e escritórios de contabilidade. Todo o processo de sistematização permite visualizar com clareza o vencimento de cada tributo é obrigação fiscal gerando mais otimização de processos fiscais e  contábeis.

Assim, existirá um calendário que poderá ser compartilhado por todos da equipe.

Se você busca ganhar tempo, dinheiro e organizar todas as tarefas contábeis de sua empresa, acabando de vez com a chateação e dores de cabeça da burocracia brasileira, baixe agora mesmo o MakroXml, ele é o único software que oferece 30 dias de testes, garanto que vai revolucionar os processos contábeis de seu negócio.

 

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