No dia a dia, a tarefa de baixar XML em lotes é uma necessidade para a organização das finanças e da contabilidade da empresa. Trata-se de uma exigência que a empresa precisa realizar para não perder os dados de suas entradas e saídas e das suas notas fiscais emitidas.
Essa tarefa está ligada ao conjunto de atividades que ajuda a empresa a acessar e resguardar as notas fiscais eletrônicas com todas as informações inclusas.
Nos dias atuais, o ato de realizar essa tarefa já é comum no cotidiano dos analistas fiscais e profissionais de contabilidade.
Sabemos que as notas fiscais são documentos importantes e devem ser emitidas e direcionadas por meio de sistemas gratuitos como o Sefaz. Além do sistema gratuito das prefeituras e governos, o empreendedor pode utilizar outros sistemas privados para agilizar as demais tarefas ligadas à emissão e armazenamento das notas.
Como baixar XML de forma automática?
Para baixar arquivo XML de uma NFe, CTe ou NFSe sem a necessidade de usar sempre uma chave de acesso, é importante ter, por exemplo, acesso à uma plataforma que esteja conectada direto a Sefaz das prefeituras.
Mas, com o uso de outro tipo de plataforma paga pode ser mais rápido e seguro fazer esse tipo de download.
Em certas plataformas, basta ter o certificado digital da empresa, seja no formato A1 ou A3. Esses formatos ajudam a disponibilizar as notas para verificação e download.
Em determinadas plataformas pagas, o empreendedor tem acesso a mais funcionalidades em comparação ao sistema Sefaz, eliminando a necessidade de checar uma por uma no site da Sefaz.
Download em lotes
Sabemos que o sistema Sefaz permite fazer o download dos arquivos das notas fiscais e direcionar os arquivos para o PC do contribuinte cadastrado.
Esses arquivos poderão ser guardados e arquivados em pen drives ou no próprio PC do usuário, porém essa não é a melhor opção, pois em caso de perdas, o contribuinte perde todas as suas informações.
É possível o uso de sistema que ofereça a possibilidade de baixar XML das notas e integrar o download e armazenamento proveniente do sistema Sefaz.
Assim, o empreendedor pode optar pelo uso de um sistema integrado particular e pago, ele consegue interligar as informações do Sefaz, conseguindo consultar e baixar o XML e as notas.
Depois, ao obter o processo de download é mais fácil realizar os relatórios para a gestão de arquivos.
Download e atividades
Lembramos que o prazo mínimo para o armazenamento para este tipo de arquivo XML é de cinco anos.
É importante para a empresa que esses tipos de arquivos sejam armazenados, guardados e indexados nos dados da empresa para facilitar o acesso rápido.
Esse acesso rápido é importante, principalmente, em situações de consulta ou fiscalizações.
A perda ou extravio dessas informações poderão prejudicar a empresa em situações de fiscalização e aplicação de informações contábeis perante às autoridades.
Por outro lado, é importante que a empresa saiba escolher a ferramenta correta para baixar XML aos poucos ou em lote.
Evolução
O prazo de guarda e armazenamento dos dados das notas incentiva a empresa a se manter sempre regularizada e segura em casos de fiscalização e demais processos.
Temos que lembrar também na segurança para o destinatário das notas que deve receber as informações com segurança.
E se a empresa não fizer o download?
Ressaltamos que realizar o download e armazenamento é importante, ao baixar XML esse arquivo é altamente necessário, lembrando que os mesmos devem ser baixados diariamente para não haver transtornos e muito menos a perda de dados fiscais importantes.
Responsabilidade
A empresa deve assumir a responsabilidade ao baixar esse tipo de arquivo. Não armazenar e não possuir esses arquivos pode gerar problemas em situações de fiscalização e até processos judiciais.
No contexto da responsabilidade, iremos explicar o que é nota fiscal e nota fiscal eletrônica por estarem envolvidas com os arquivos XML.
O que é nota fiscal?
No contexto do registro de uma venda ou de uma transação financeira comercial, esse tipo de documento consolida e comprova a transação comercial entre vendedor e comprador.
O que é Nota Fiscal Eletrônica?
Lembramos que a nota fiscal impressa e antiga foi abolida no Brasil. A NFe segue um formato eletrônico, no formato digital em seu processo de emissão, podendo ser impressa para comprovações e controles internos.
Todo o processo de emissão e armazenamento é eletrônico. Ajuda a facilitar o controle e a documentação para fins fiscais.
O DANFE
Muita gente pensa que o DANFE também é nota fiscal, pois as pessoas confundem o DANFE com a nota fiscal eletrônica.
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) e NFe são a mesma coisa, mas o DANFE não substitui a NFe apenas acompanha o produto durante o frete.
Conclusão
Sua empresa sempre precisará baixar esses arquivos XML diretamente do Portal Nacional da Secretaria da Fazenda, sendo mais seguro usar um programa integrado com o sistema Sefaz das prefeituras.
A não emissão de notas e o ato de falsificar dados é crime. É muito importante guardar os documentos, notas e lotes desses arquivos pelo prazo de cinco anos para questões de armazenamento e arquivamento.
O MakroXml
Quando falamos em plataformas que podem acelerar os acessos e simplificar os processos, a solução mais prática e a mais utilizada por profissionais e empreendedores de diferentes áreas é sem dúvidas o MakroXml.
Benefícios das ferramenta
Seja utilizando soluções gratuitas ou pagas, o empreendedor precisa focar na segurança e na acessibilidade.
O software é uma ferramenta completa, que permite que você possa baixar XML com a possibilidade de organizar os dados desses arquivos, isso gera para o contribuinte a manutenção de dados atualizados de notas acessíveis em relação ao Portal Nacional da Secretaria da Fazenda.
Com o uso da ferramenta, é possível fazer todo o processo em apenas alguns minutos, economizando tempo e dinheiro tão preciosos hoje em dia.
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