Conheça um sistema para baixar e gerenciar Notas Fiscais


Conheça um sistema para baixar e gerenciar Notas Fiscais

26, Jun de 2019

Para baixar notas fiscais emitidas as empresas podem organizar a tarefa utilizando programas pagos e mais seguros para essa aplicação. A nota fiscal eletrônica gerou muitas vantagens de economia de papel, de custos operacionais, tempo e espaço.

 

Os documentos baixados ficam armazenados no computador ou no servidor interno da empresa, mesmo com pleno acesso ao sistema de emissão da Sefaz.

 

Baixar notas fiscais emitidas

 

É importante, além de emitir as notas, baixar cada uma delas e arquivá-la em local seguro em caso de solicitação por parte dos próprios clientes e fornecedores e da fiscalização da Receita Federal.

 

Dessa forma, os benefícios das notas fiscais serão maiores, principalmente, em casos de auditorias e fiscalização.

 

Sistemas para usar

 

A empresa Makrosys, por exemplo, oferece no mercado o sistema MakroXML que permite para empresas e escritórios contábeis a capacidade de baixar, armazenar e gerenciar as notas fiscais eletrônicas com segurança, praticidade, organização e baixo custo.

 

A ferramenta é ofertada com preço fixo e permite o controle de notas fiscais eletrônicas de todos os clientes, fornecedores e demais parceiros.

 

 

Dicas para notas fiscais eletrônicas

 

 

É indicado padronizar todas as atividades para diminuir e evitar o acúmulo de documentos que precisam ser organizados. Dessa forma a empresa e seu setor contábil, evitará erros de processos nas transações comerciais e administrativas relacionadas às vendas de produtos e serviços.

 

O ato de baixar notas fiscais emitidas garante o acesso às suas informações e organização de seus dados.

 

Os documentos das notas fiscais, devem ser guardados por cinco anos contando da data de sua emissão em pastas separadas por mês e ano no computador e no servidor da empresa.

 

O uso de um sistema integrado de download e arquivamento, ajuda a recuperar notas e manter o acesso seguro de todos os documentos. A empresa evita erros e o risco de perda de documentos importantes, garantindo o acesso pleno.

 

É importante verificar a autenticidade do documento. A empresa deve acessar o site da prefeitura que emite a nota fiscal, e realizar a verificação da validação da nota fiscal. Nesse processo é indicado digitar o código de verificação para realizar a consulta.

 

Site da Receita Federal

 

A empresa deve acessar os sites da Receita Federal e da Fazenda para verificar informações, novidades e novas regras fiscais. Consultar o site da receita também permite checar o status da nota fiscal atribuído pela fazenda após da emissão da mesma.

 

Guarde os arquivos

 

Mesmo utilizando um bom software para baixar notas fiscais emitidas, é importante manter todos eles armazenados e acessíveis para os setores administrativos, contábeis e comerciais da empresa.

 

É importante que a empresa nunca jogue os arquivos fora. Pois, muitas empresas depois de passado os cinco anos de prazo ainda guardam notas antigas numa espécie de “arquivo morto”.

 

Conclusão

 

É importante saber aproveitar a tecnologia da nota fiscal eletrônica para reduzir custos de tempo e financeiro para a empresa. A utilização de um sistema para baixar e gerenciar as notas fiscais gera muitos benefícios para a empresa.

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