Como e por que Armazenar XML na Nuvem


Como e por que Armazenar XML na Nuvem

11, Ago de 2020

O ato de armazenar XML na Nuvem é uma boa solução para empresas de diferentes naturezas de atividade, setores e segmento de mercado.

 

Principalmente, para empresas de contabilidade e prestadores de serviços contábeis, o acesso às novas tecnologias ajuda bastante no desenvolvimento de novas práticas de trabalho e de uma nova cultura organizacional com a inclusão de novas tecnologias digitais no processo.

 

Quando falamos em processo de armazenamento de Documentos Fiscais Eletrônicos estamos nos referindo a documentos como NF-e, NFC-e, CT-e e MDF-e que podem ser organizados na nuvem na internet de modo seguro e planejado.

 

Esse tipo de tecnologia permite integrar de maneira simples e otimizada os processos de importação de documentos, emissão de notas e armazenamento das mesmas de modo automático e seguro.

 

Atualmente, empresas, clientes e demais usuários podem realizar consultas das notas via internet sem a obrigação de imprimir ou de arquivar em armários físicos.

Existem muitas plataformas que permitem o acesso, registro e encaminhamento desses documentos através do reenvio de e-mail, download ou reimpressão.

 

 

Armazenar XML na Nuvem – A melhor solução para as empresas

 

O processo de armazenamento de notas fiscais sempre foi custoso para empresas de diferentes segmentos e para empresas que atuam na área contábil.

 

A nuvem permite a utilização de servidores virtuais que podem ser acessados e geridos tecnicamente em diferentes partes do mundo através de uma verdadeira rede de arquivos a serem acessados e guardados digitalmente de qualquer lugar a qualquer hora.

 

 

A importância do armazenamento

 

Atualmente, empresas de diferentes segmentos de mercado e as empresas de serviços contábeis precisam guardar todas as notas fiscais emitidas e registradas em atividades fiscais.

 

Lembramos que não guardar as notas e os dados envolvidos é um grande erro, sendo necessário manter a guarda e armazenamento da nota por, no mínimo cinco anos, para atender às exigências da lei e processos de fiscalização por parte das entidades de governo e da justiça.

 

Sabemos que o sistema básico permite a emissão e o registro das notas, mas em muitos casos não permite a guarda organizada das notas e muito menos um pleno acesso organizado.

Sendo assim, mesmo baixando o arquivo XML de NFe pelo SEFAZ pode gerar perdas de dados e documentos.

 

 

A importância do arquivo

 

Para as práticas contábeis, o arquivo XML foi criado para possibilitar a integração de informações e reduzir custo com uso de papéis no processo de atividades das organizações fiscais.

 

 

O processo da organização

 

Essencialmente, toda empresa precisa utilizar processo digitais e otimizados para registro e armazenamento de documentos fiscais.

A prática deve fazer parte do dia a dia do setor de contabilidade da empresa e da prestadora de serviços contábeis.

 

É fundamental que todos tenham acesso a programas de gerenciamento de Documentos Fiscais eletrônicas (DFe), incluindo acesso aos dados armazenados na nuvem da internet.

 

 

A validação

 

A utilização do sistema integrado na nuvem ajuda também no processo de verificação da validação do documento. Em casos do arquivo XML não estar válido incluindo a autorização da fiscalização, lembramos que a nota fiscal não poderá ser gerada envolvendo muitos problemas.

 

 

A recuperação dos arquivos

 

Com o uso de processo para armazenar XML na Nuvem, caso o responsável tenha esquecido de baixar esse documento através do Sefaz, após recuperar esse arquivo no Portal Nacional da NFe ou no Portal da Sefaz do Estado, ele pode criar uma pasta de segurança dentro da nuvem para arquivar e armazená-lo.

 

Para evitar dores de cabeça e prejuízos,o  indicado é o uso de softwares especializados como o MakroXml que oferece todos os recursos necessários para organizar e gerir suas notas fiscais e arquivos em xml.

 

Mas, é importante não confundir esse tipo de arquivo com a chave DANFE, que trata-se de um documento para transporte.

 

 

É necessário armazenar os arquivos?

 

Sim, é importantíssimo que todo tipo de empresa tenha o acesso e armazenamento de todos os tipos de arquivos referentes às notas fiscais e informações relacionadas às questões fiscais.

 

Lembramos que a justiça e entidades do governo podem solicitar informações, bem como a fiscalização da Receita Federal pode fazer a busca desses arquivos a qualquer momento sem avisar gerando demandas de rapidez.

 

A falta dos arquivos pode criar mais complicações jurídicas para a empresa e responsabilizar o contador.

Como descrevemos anteriormente, o site do SEFAZ permite o acesso ao documento fiscal, porém é fundamental que a empresa guarde todas cópias de todas as notas e arquivos.

 

 

Diferença do DANFE e XML

 

Todos os documentos fiscais podem ser guardados na nuvem, porém o usuário pode criar pastas específicas para guardar diferentes tipos de documentos emitidos.

 

O DANFE se refere a papel impresso e acompanha a mercadoria até o destinatário. O arquivo XML trata-se de uma versão digital que registra todos os dados da nota fiscal, sendo disponibilizado para o destinatário pelo emitente da nota através dos meios digitais.

 

 

A função do arquivo

 

Normalmente, a função do arquivo XML é apresentar informações das notas à Secretaria da Fazenda e a Receita Federal.

 

Nesse arquivo, existem dados referente às transações e comprova que determinado bem é propriedade de um indivíduo ou empresa.

 

 

A importância da nuvem

 

A utilização de acesso e organização de pastas de documentos em plataformas digitais na nuvem acessada via internet permite acessar melhor o de registro, emissão e direcionamento de notas fiscais.

Ressaltamos que, além do DANFE, a empresa deve baixar e guardar o arquivo XML da nota fiscal eletrônica (NFe) obedecendo os padrões do registro fiscal.

 

 

O processo do armazenamento

 

O processo do armazenamento se torna mais simplificado e otimizado com o uso de servidores na nuvem da internet. Permite o compartilhamento e a criação de pastas seguras para o acesso e recuperação de documentos.

 

 

Conclusão

 

Neste artigo, falamos da importância do uso de servidores na nuvem como opção melhor para arquivamento e armazenamento de notas e documentos fiscais referentes às diferentes atividades de uma empresa.

 

Portanto, instale agora mesmo o MakroXml e descubra porque esse tipo de tecnologia é fundamental para empresas que prestam serviço na área contábil, permitindo mais agilidade e profissionalismo na prestação de serviços e ampliação de mercados!

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