É muito importante baixar XML do Sefaz. Ou seja, o empresário na hora de emitir a nota fiscal eletrônica precisa baixar os demais arquivos gerados no sistema de notas da prefeitura ou a partir do sistema integrado que a empresa utiliza para emissão e armazenamento de notas.
Quando o empreendedor e seus clientes não recebem a nota fiscal, e precisa obtê-la rapidamente para confirmação de compra ou entrega, os arquivos da nota podem ser baixados com segurança e praticidade.
Neste caso, é indicado utilizar o certificado digital para identificar cada nota para baixar sem a necessidade de selecionar uma por uma.
Baixar XML do Sefaz
Realizar esse procedimento é prático e seguro, e faz parte da rotina dos analistas fiscais, pois este arquivo deve ser armazenado por um período de cinco anos.
Dentro desse prazo, a Receita Federal pode requerer os dados de cada nota para conferir informações, dados e origens de cada atividade comercial e contábil.
Atualmente, como o uso integral de notas fiscais eletrônicas, as mesmas devem ser apresentadas através de arquivos digitais.
Não adianta armazenar somente o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica), quem guarda somente o DANFe não está integralmente seguro perante à fiscalização.
Pois serve somente para acompanhar o frete do produto. É importante que o setor administrativo e contábil da empresa tenha a cópia das notas e seus arquivos principais baixados e armazenados para evitar perdas de informações e riscos de sofrer multas ou processos.
Como baixar?
As empresas que emitem nota fiscal eletrônica devem acessar o sistema Sefaz que permite a gestão de notas, cuja plataforma é cedida por cada prefeitura, ou o sistema de gestão de notas e informações contábeis utilizado para integrar o sistema de forma mais segura.
A seguir, apresentamos um conjunto de dicas para ajudar o empreendedor e sua equipe de gestão para saber baixar XML do Sefaz de forma segura e eficaz.
Onde estão as notas fiscais?
Nos últimos anos, tornou-se obrigatório a emissão de nota fiscal somente na versão eletrônica abolindo a emissão da nota de papel em sua origem.
Dessa forma, quando a empresa emite uma NFe (Nota Fiscal Eletrônica) ela é autorizada e mantida pelo governo de cada estado.
A partir daí a secretaria da fazenda então, disponibiliza para os contribuintes uma consulta que permite ver e até baixar as notas fiscais com o número do CNPJ.
Esse serviço está atrelado à manifestação do destinatário. Por outro lado, quando uma nota fiscal é emitida para a sua empresa, ela também precisa ser registrada pela contabilidade.
Assim, fica mais fácil mencionar os impostos e operação realizada dentro do ano fiscal, essas informações serão utilizadas na declaração da empresa.
Em caso de não recebimento
Caso a sua empresa não emita ou não receba a nota normalmente como o arquivo XML, é importante que a contabilidade baixe ou solicite.
Ao solicitar a nota a empresa deve ter todos os documentos arquivados por ser o único documento legal que comprova a veracidade da operação de transação comercial.
Sistema de emissão
Para baixar XML do Sefaz, é importante que o empreendedor já tenha seu cadastro e código de acesso no sistema Sefaz de sua cidade.
Esse sistema refere-se a um software online disponibilizado em todo o Brasil e gerido por cada prefeitura. A partir desse sistema toda empresa pode visualizar e baixar as notas destinadas a empresa.
O sistema permite um controle real de notas emitidas contra o CNPJ cadastrado. Ele proporciona acesso à lista de notas que foram emitidas contra a sua empresa em até 90 dias e ainda baixar notas em XML diretamente, usando o seu certificado digital é uma operação de manifestação.
Em certos casos, considerando a NT 2014.002, a empresa não poderá baixar 100% das notas, dependendo da limitação do governo.
Vantagens do sistema
Ao acessar os dados do Sefaz, o empreendedor consegue identificar notas emitidas contra o CNPJ da empresa, evitar fraudes, manifestar desconhecimento de nota fiscal, proteger a empresa de problemas fiscais e ainda receber e poder armazenar todas as notas fiscais da sua empresa.
Como funciona?
O empreendedor pode fazer o download do aplicativo a partir do próprio Sefaz para executá-lo no computador.
Inicialmente, o sistema vai solicitar que o empreendedor tenha o Java instalado no PC.
Ao instalar, é importante inserir o CNPJ da empresa e começar a configuração. Posteriormente, é solicitado a configuração do certificado digital, para que o seu sistema possa se comunicar com a SEFAZ e encontre as suas notas fiscais destinadas. Reveja as etapas:
1 – Baixar sistema no site da SEFAZ e instalar;
2 – Incluir seu CNPJ;
3 – Configurar seu Certificado Digital;
4 – Gerenciar Manifestação;
5 – Iniciar pesquisa, clicar em “Pesquisar NF-e”;
6 – Selecionar nota e manifestar clicando em uma das opções;
7 – Selecionar as notas manifestadas e clicar em “Download do XML”;
8 – Usar a opção “Exportar” para salvar os XMLs.
Como baixar o XML?
Para baixar esse tipo de arquivo, é necessário que a empresa realize login utilizando a chave de acesso com quarenta e quatro algoritmos da Nota Fiscal.
O sistema gratuito do Sefaz não permite baixar os arquivos XML em lote, download de NFes e CTes através da Sefaz só pode ser realizado nota por nota.
A chave de acesso
Em relação à chave de acesso e certificado digital, essas informações podem ser encontradas abaixo do código de barras no DANFe, na parte superior do documento emitido.
Para usar o sistema de download do XML da Sefaz é exigido um certificado digital. Essa identificação é necessária para manter a segurança da empresa.
Lembramos que o certificado digital é a identidade digital de uma pessoa física ou jurídica. Esse certificado é muito usado em documentos fiscais como NFes, CTes e ainda NFSes, pois os órgãos fiscalizadores, como a Sefaz ou prefeituras, através da transmissão das informações, fiscalizam esses dados.
Para realizar o download do arquivo XML de uma NFe, CTe ou NFSe sem a necessidade de ter a chave de acesso é necessário ter acesso à uma plataforma que esteja conectada direto a Sefaz.